Accesso al servizio

Chi è abilitato al servizio di verbalizzazione con firma digitale ?

Tutti i docenti strutturati e dal mese di Gennaio 2013 anche i docenti a contratto titolari di contratti di insegnamento nell'anno accademico 2012/2013 (vedi delibera SA del 10 ottobre 2012).

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Non riesco ad accedere al servizio

Se le credenziali (matricola preceduta dalla lettera “D” e password) sono corrette si tratta di un problema di abilitazione dovuto alla mancanza di coperture (Chi è abilitato...).

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Accedo al servizio, ma solo in visualizzazione

I docenti non di ruolo che hanno coperture su uno degli insegnamenti, previsti nella programmazione didattica AA corrente dei Corsi di Studio che sperimentano la verbalizzazione con firma digitale (Chi è abilitato...) e gli altri membri della commissione possono avvalersi del servizio solo per la consultazione e l'esportazione delle liste degli iscritti all'appello.

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Non trovo l’esame/appello di cui sono titolare

Gli incarichi (coperture) d'insegnamento sono inseriti dal personale delle Presidenze nell'ambito della programmazione didattica annuale. Pertanto occorre rivolgersi alla Presidenza della Facoltà cui afferisce il Corso di Studi per verificare la corretta definizione della copertura.

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Non trovo un appello nella lista degli appelli previsti per un insegnamento

Per ogni insegnamento vengono visualizzati gli appelli compresi tra gli ultimi 60 giorni e i prossimi 7 giorni con studenti iscritti ancora da registrare. La ricerca degli appelli può essere impostata in un diverso intervallo di tempo attraverso l'apposita maschera nella schermata "Ricerca appelli" e spuntando eventualmente la check box "Mostra anche appelli senza studenti da registrare".

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A cosa servono i contatori riportati nella riga relativa all’appello ?

Questi contatori permettono di verificare sinteticamente il numero degli studenti regolarmente iscritti all’appello, per quanti di loro è stato registrato l'esito, il numero di studenti che devono accettare/rifiutare l'esito (entro il termine previsto per il silenzio assenso) e il numero di esiti-esami pronti per la verbalizzazione.

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Posso usare il servizio anche per esami di Corsi di Studio che non fanno la sperimentazione ?

Un docente abilitato alla firma digitale può verbalizzare anche esami di CdS che non partecipano alla sperimentazione e per i quali ha la copertura.

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Sistemi operativi e Browser

L'applicazione richiede l'utilizzo di FireFox versione 3.6, MS Internet Explorer versione 8, Chrome versione 19 e Safari versione 5.1 su sistemi operativi Windows XP e Windows 7. Il funzionamento con altri browser e su altre piattaforme non è garantito.

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Registrazione esito esame

Non è possibile registrare gli esiti degli esami

Questa condizione si manifesta quando, per ogni singolo studente, non vengono proposti nè il bottone "Salva" nè il bottone "Presa Visione per accetazione/rifiuto". Inoltre in tal caso risulta anche impossibile selezionare il voto, modificare la data ed inserire le domande. Di solito la causa di tale comportamento è dovuta alla mancanza di copertura per l'insegnamento per l'A.A. corrente. Se il docente ha avuto la copertura in uno degli A.A. precedenti deve selezionare l'A.A. di copertura con l'apposito menù "Coperture per l'anno accademico" posto nella parte superiore della schermata e poi utilizzare la funzione "Ricerca appelli" (posta in alto a sinistra).

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Non sono presenti i bottoni "Salva"

Vedi "Non è possibile registrare gli esiti degli esami"

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Non è possibile inserire gli esiti e le domande degli esami

Vedi "Non è possibile registrare gli esiti degli esami"

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Lo studente non si è prenotato all’appello

Il docente può decidere di ammettere ugualmente lo studente all'esame aggiungendolo alla lista degli iscritti all'appello attraverso il comando “Aggiungi studente” (vedi la Guida) posto in alto a sinistra nella schermata “Iscritti all'appello”. Un volta digitata la matricola dello studente, controllato il nome e confermato l'inserimento vengono effettuati i controlli previsti in fase di prenotazione e se questi sono positivi lo studente viene aggiunto in coda alla lista dei prenotati.

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Accanto al nome dello studente compare un pallino verde

Questo simbolo indica che lo studente si è regolarmente prenotato scegliendo un esame presente nel proprio piano di studi.

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Accanto al nome dello studente non compare un pallino verde

L'assenza del simbolo verde indica che lo studente si è prenotato ad un esame non presente nel suo piano di studi (l'ultimo valido registrato nel sistema di gestione delle carriere studenti). L'esito dell'esame potrà comunque essere registrato e verbalizzato, ma non sarà registrato automaticamente nella carriera dello studente (occorre l'intervento manuale della segreteria studenti che comunque dovrà prima accertare la composizione del piano di studi).

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Cosa significa la scritta “Commento” posta vicina al nome dello studente ?

Questa comando compare quando lo studente in fase di prenotazione ha registrato un messaggio per il docente. Cliccando su “Commento” si apre una finestra che mostra tale messaggio.

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A cosa server il comando “Dettagli” posto vicino al nome dello studente ?

Cliccando su “Dettagli” si apre una finestra che mostra le informazioni salienti sulla carriera dello studente (ultima iscrizione, ultimo piano di studi registrato, esami sostenuti e convalidati registrati nel sistema di gestione delle carriere studenti).

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Nell’area del verbale studente compare l’etichetta “Deve integrazione”

Questa etichetta indica che lo studente deve sostenere l'esame in modo parziale, di norma per effetto di una convalida con integrazione inserirla dalla segreteria studenti (e.g. in caso di passaggio), attraverso il comando “Dettagli” è possibile visionare anche gli esami convalidati. Si può procedere regolarmente alla verbalizzazione:la procedura di registrazione in carriera completerà il numero dei crediti mancanti.

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Lo studente dichiara di dover sostenere l’esame in modo parziale per integrazione

Nell'area del verbale deve comparire l'etichetta “Deve integrazione” procedere come indicato in tal caso. Altrimenti si consiglia di controllare comunque i dati di carriera attraverso il comando “Dettagli” (se la segreteria studenti ha registrato la convalida senza specificare la condizione “deve integrazione” l'esame risulta di fatto già sostenuto e lo studente non può prenotarsi).

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A cosa serve selezionare il quadratino Anno Accademico precedente ?

Questa opzione permette di registrare l'esame relativamente all'AA precedente (già terminato) anche se la data di sostenimento è relativa all'AA corrente. Tale modalità è prevista per gli studenti che non rinnovano l'iscrizione prevedendo di potersi laureare entro il 30 Aprile.

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Le domande sono obbligatorie?

Ai fini della completezza e correttezza del verbale d'esame inteso come atto amministrativo è necessario compilare l'apposita area a testo libero inserendo le domande fatte. Se si omette tale campo e si tenta di registrare un esito (diverso da “Non assegnato”, “ritirato” o “assente”) e salvare (tramite i bottoni “salva” o “salva tutto”), il salvataggio non viene effettuato e viene mostrato un opportuno messaggio.

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Quando occorre cambiare la data dell’esame ?

Nei casi in cui la data di sostenimento dell'esame è successiva a quella dell'appello (compatibilmente con il calendario didattico).

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Il servizio non fa cambiare la data dell’esame

Questo comportamento può dipendere dal tentativo di scegliere una data antecedente a quella dell'appello oppure non compresa nel calendario didattico.

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Che differenza c’è tra esito “non assegnato” e “assente” ?

Il valore “non assegnato” è quello previsto per difetto per indicare che nessun esito è stato registrato per l'esame. Invece il valore “assente” permette di registrare esplicitamente gli studenti che non si sono presentati all'appello, tale valore potrà essere recuperato e visionato dal docente anche a distanza di tempo ritornado a consultare l'appello. Ciascuno di questi esiti non consente di procedere alla verbalizzazione dell'esame.

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Cosa succede assegnando un esito “ritirato” ?

Tale valore viene registrato nel database dei servizi on-line e potrà essere recuperato dal docente anche a distanza di tempo ritornando a consultare l'appello. Tuttavia l'esame non può essere verbalizzato e dunque non verrà registrato nella carriera dello studente.

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Cosa succede assegnando un esito “respinto” ?

Questo valore è valido ai fini della verbalizzazione a condizione che lo studente effettui la Presa visione accettando l'esito o sia decorso il termine previsto per il silenzio assenso, infatti per effetto della verbalizzazione l'esame sarà registrato nella carriera dello studente.

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A cosa serve il bottone “Salva” posto a sinistra dell'area esame-studente ?

A salvare i dati inseriti, se non si aziona questo bottone non è possibile procedere con in passi successivi: presa visione e verbalizzazione.

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A cosa serve il bottone “Salva tutto” ?

A salvare tutte le modifiche fatte dopo l'ultimo salvataggio. Occorre prestare attenzione all'uso di “Salva tutto” nei casi in cui due docenti operano contemporaneamente sulla stessa lista di iscritti all'appello: in tal caso l'ultimo salvataggio schiaccia le modifiche precedenti. Tale caso si può verificare per gli esami integrati per i quali i singolo moduli hanno coperture assegnate a docenti di ruolo diversi, ma l'appello è creato sull'esame integrato (Gli esiti per i quali è già stata presa visione o è decorso il termine per il silenzio assenso o che sono stati già verbalizzati ovviamente non sono modificati dal “Salva tutto”).

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Che differenza c'è tra “Salva” e “Salva tutto” ?

“Salva” effettua solo il salvataggio dei dati relativi al corrispondente esame. “Salva tutto” salva tutte le modifiche fatte dopo l'ultimo salvataggio, anche per altri esiti-esami per i quali ancora non è stata effettuata la presa visione (ovvero non è decorso il termine per il silenzio assenso) o la verbalizzazione.

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Cosa accade se lo studente non prende visione dell’esito ?

Tutti gli esiti registrati (salvati) per i quali gli studenti non hanno effettuato la presa visione, accettando o rifiutando l'esito, possono essere verbalizzati dal docente, e dunque saranno registrati nella carriera dello studente, trascorso il periodo previsto per il silenzio assenso.

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Al momento della “presa visione” lo studente non si ricorda la password

L'operazione di presa visione può essere differita. Inoltre l'esame potrà essere verbalizzato, a discrezione del docente, al termine del periodo previsto per il silenzio assenso.

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Cosa è la presa visione da parte dello studente?

Il Gruppo di indirizzo del Progetto ha stabilito di: sostituire, a livello di servizio on line, la firma dello studente con una “presa visione” espressa mediante l’introduzione delle proprie credenziali (user e password) fornite dall’Ateneo all’atto dell’immatricolazione.(cfr. Delibera SA del 8-13 luglio 2009).
Con tale operazione lo studente può esprimere esplicitamente l'accettazione o il rifiuto dell'esito (cfr. Delibera SA del 24 aprile 2010).

La presa visione da parte dello studente deve essere contestuale alla registrazione dell’esito?

Tecnicamente tale operazione può essere differita e svolta dagli studenti anche remotamente. Tale modalità può essere utilizzata per gli esami di profitto scritti con molti studenti prenotati all'appello.

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Che cosa si intende con il silenzio assenso?

Nella seduta del 24 aprile 2010 il SA ha deliberato di stabilire che la mancata presa visione ovvero il mancato rifiuto del voto da parte dello studente entro il suddetto tempo massimo equivale alla sua accettazione. Secondo tale delibera, lo studente ha tempo 7 giorni per prendere visione dell'esito ed esprimere la propria volontà di accettazione/rifiuto: al termine di tale periodo, l'esito per il quale lo studente non ha preso visione ovvero non ha espresso il proprio rifiuto, si considera tacitamente accettato e diviene pertanto verbalizzabile. Occorre prestare attenzione alle modifiche ed ai salvataggi successivi alla registrazione in quanto il periodo dei 7 giorni viene contaggiato a partire dalla data dell'ultimo salvataggio effettuato.

La verbalizzazione con firma digitale deve essere fatta contestualmente allo studente ?

La verbalizzazione con firma digitale è un'operazione che riguarda soltanto il docente. Dopo che lo studente ha accettato/rifiutato l'esito, il verbale d'esame non è più modificabile (infatti nel caso in cui il docente lo modifica occorre una nuova presa visione per poterlo verbalizzare). Inoltre l'esito non è più modificabile una volta trascorso il termine previsto per il silenzio assenso, anche in mancanza dell'esplicita accettazione/rifiuto da parte dello studente.

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E’ possibile verbalizzare un esame senza la presa visione dello studente ?

Sì al termine del periodo previsto per il silenzio assenso.

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E’ possibile effettuare la verbalizzazione con firma digitale per più esiti-esami?

Si, in tal caso verrà generato un verbale elettronico cumulativo.

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E’ possibile verbalizzare un singolo esito-esame ?

Si, in tal caso verrà generato un verbale elettronico singolo.

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Che differenza c’è tra verbalizzare un esame alla volta o verbalizzare più esami ?

Nessuna dal punto di vista della registrazione degli esami nelle carriere degli studenti. Il docente risparmia tempo effettuando la verbalizzazione cumulativa di più esami (per esempio alla fine della mattina, della serata se l'esame si protrae per più giorni). Le segreterie studenti potranno comunque consultare i verbali d'esame singoli.

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È possibile effettuare la registrazione degli esiti e la verbalizzazione in momenti diversi ?

Si, a discrezione del docente, vedi verbalizzazione.

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La procedura di firma termina con errore

Occorre verificare il messaggio che compare, eventualmente attendere qualche minuto e riprovare. Se l'errore persiste si prega di avvalersi del servizio di Call Center

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L’altro o gli altri membri della commissione d’esame devono firmare ?

No. La firma è riservata solo al Presidente della commissione o al titolare dell'insegnamento (cfr. Delibera SA del 2 dicembre 2009).

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Non è possibile modificare un esame/verbale dopo la verbalizzazione

Un documento non può essere alterato/modificato dopo l'apposizione della firma digitale pertanto dopo la verbalizzazione non sarà più possibile modificare gli esiti registrati ed i verbali (singoli o cumulativi) generati.

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Firma Digitale

Il telefono cellulare non ha campo o non si riesce a prendere la linea

L'operazione di verbalizzazione con la firma digitale può essere differita ed effettuata in una localizzazione dove c'è copertura per chiamare il numero verde.

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Non ho fatto in tempo a digitare il PIN

L'operazione di verbalizzazione fallisce inviando un apposito messaggio d'errore. Tornando alla schermata di scelta degli esami da verbalizzare si ripete l'operazione.

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Ho dimenticato il PIN e non trovo più la lettera consegnata

Occorre procedere alla sospensione del certificato digitale e poi contattare gli incaricati della registrazione del Polo di appartenenza.

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Ho cambiato/voglio cambiare il numero di telefono indicato al momento della registrazione

Occorre procedere alla sospensione del certificato digitale assegnato e poi recarsi presso gli incaricati della registrazione del Polo di appartenenza.

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Mi hanno rubato/ho perso il telefono cellulare

Occorre procedere il più presto possibile alla sospensione del certificato digitale assegnato. Successivamente, dopo gli accertamenti e le eventuali denunce, sarà necessario procedere alla revoca del certificato digitale.

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Sospensione del certificato digitale

ITTelecom, in base al contratto stipulato con l'Università di Firenze, eroga un Servizio di assistenza destinato ai titolari della firma qualificata afferenti all'Ateneo, accessibile H24 7x7 tramite il numero verde IT Telecom, 800.287.524. Tramite questo canale, nei casi previsti dalla normativa e dal Manuale Operativo di ITT, i titolari possono richiedere la sospensione cautelativa dei propri certificati qualificati, da far seguire poi dalla richiesta di revoca per iscritto.

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Revoca del certificato digitale

Occorre recarsi presso gli incaricati della registrazione del Polo di appartenenza che provvederanno a tale operazione, ad effettuare una nuova registrazione rilasciando un nuovo certificato con il relativo nuovo PIN.

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